Contratar a la primera persona es de los momentos en que un negocio cambia de categoría. No sólo por el costo: por el conjunto de obligaciones que se activan y que ya no se apagan mientras haya plantilla.
Lo que va antes del primer día
- Registro patronal ante el IMSS.
- Contrato individual de trabajo por escrito.
- Alta del trabajador ante el IMSS, con su salario base de cotización correcto.
- Alta en el impuesto estatal sobre remuneraciones.
- Definición del esquema de pago: periodicidad, prestaciones y forma de dispersión.
El alta ante el IMSS tiene un motivo que va más allá del cumplimiento: sin ella, un accidente de trabajo el primer día queda sin cobertura, y la consecuencia económica para el patrón puede ser desproporcionada frente al costo de la cuota.
El calendario que empieza
- Mensual: cuotas obrero patronales del IMSS, retención y entero del ISR de sueldos, impuesto estatal sobre remuneraciones.
- Bimestral: aportaciones al INFONAVIT y amortizaciones de créditos.
- Anual: declaración de la prima de riesgo de trabajo en febrero.
- Anual: cálculo y pago del reparto de utilidades.
- Cada vez que ocurra: altas, bajas y modificaciones de salario, dentro de su plazo.
La obligación que más cuesta no es la más grande: es la baja presentada tarde, repetida muchas veces.
El costo real de una contratación
El sueldo bruto es una parte. A eso se suman las cuotas patronales del IMSS, las aportaciones de INFONAVIT y de retiro, el impuesto estatal sobre remuneraciones, la provisión de aguinaldo, vacaciones y prima vacacional, y la PTU cuando corresponda. Proyectarlo antes evita la sorpresa del segundo mes.
Documentación que conviene tener desde el inicio
- Contrato firmado y expediente del trabajador.
- Recibos de nómina timbrados y entregados.
- Control de asistencia.
- Constancias de capacitación.
- Aviso de riesgos y reglamento interior, según el tamaño y el giro.
No es burocracia: es lo que se pide cuando hay una inspección, un conflicto laboral o una revisión, y lo que casi nunca se puede reconstruir después.
Este artículo explica reglas generales y no sustituye la asesoría sobre un caso concreto. Las disposiciones fiscales cambian cada ejercicio: antes de decidir, confírmalo con tu contador o escríbenos.
