Es la conversación más repetida en un despacho contable. El cliente trae su carpeta de facturas, todas correctas, todas de gastos reales del negocio. Y una parte no se puede deducir.
Los requisitos de una deducción
Para que un gasto se deduzca no basta con que exista y con que tenga comprobante. La ley pide, entre otras cosas, que sea estrictamente indispensable para la actividad, que esté amparado con comprobante fiscal, que esté registrado en contabilidad y que cumpla el requisito de forma de pago.
El de la forma de pago
Los pagos que rebasan el monto que señala la ley deben hacerse con medios identificables: transferencia electrónica, cheque nominativo, tarjeta de crédito, débito o de servicios. El efectivo, por encima de ese monto, tira la deducción aunque todo lo demás esté bien.
El fisco no está dudando de que el gasto existió. Está exigiendo que exista un rastro bancario que lo pruebe.
Dónde se pierde más dinero
- Combustible: tiene reglas propias y el pago en efectivo es una causa clásica de rechazo.
- Gastos de viaje: necesitan documentación de quién viajó, a dónde y para qué, además del comprobante.
- Pagos a personas físicas: el efectivo es común y el requisito aplica igual.
- Compras de contado a proveedores pequeños que prefieren efectivo.
- Deducciones personales en la anual: el requisito de medio de pago identificable es estricto.
Lo que sí se puede hacer
- Abrir una cuenta exclusiva del negocio y pagar todo desde ahí.
- Usar tarjeta empresarial para los gastos menores recurrentes.
- Acordar con los proveedores el pago por transferencia, aunque cueste una conversación.
- Solicitar el CFDI con los datos fiscales correctos y el método de pago que corresponde a la operación real.
- Emitir y exigir el complemento de recepción de pagos cuando la operación es a crédito.
El monto a partir del cual aplica el requisito y las reglas específicas por tipo de gasto cambian con las disposiciones vigentes de cada ejercicio. Antes de cambiar la operación del negocio, conviene revisarlo con tu contador.
Este artículo explica reglas generales y no sustituye la asesoría sobre un caso concreto. Las disposiciones fiscales cambian cada ejercicio: antes de decidir, confírmalo con tu contador o escríbenos.
